Je collega meldt de gast vooraf aan, zodat de receptie weet wie er komt. De gast krijgt een mail met het adres en de aankomstinstructies. Een werkplek, parkeerplaats of lunch voor de gast regel je in dezelfde boeking.
Werkplekken en parkeerplaatsen zijn bij veel organisaties al geregeld. Bezoek loopt vaak nog via een appje aan de receptie, een uitnodiging in de agenda en een naam op een papieren lijst.
Een gast meldt zich en de receptie moet de gastheer nog zoeken. Intussen staat je bezoeker in de hal te wachten.
Er is geen parkeerplaats vrij, er staat geen werkplek klaar en de keuken weet niet dat er iemand mee-eet. Dat zijn drie losse berichtjes aan drie verschillende collega's.
Bij een ontruiming wil je weten wie er in het gebouw is, en bij een audit wie er de afgelopen maanden binnen is geweest. Met losse lijstjes en uitnodigingen in de agenda is dat lastig terug te vinden.
Vul de bezoeker en de aankomsttijd in. Eerder op bezoek geweest? Zoek de naam op om de gegevens opnieuw te gebruiken.
Boek ze meteen mee. Je ziet hoeveel plekken er nog beschikbaar zijn.
Voeg de lunch toe aan het bezoek en geef eventuele dieetwensen door.
Je legt per locatie vast hoe het ontvangen bij jullie gaat. Daarna werkt het voor iedereen hetzelfde.
Je schrijft per locatie de aankomstinstructies voor de uitnodiging, zoals waar een bezoeker kan parkeren en bij welke ingang hij moet zijn.
Daarnaast kies je welke soorten bezoek je aanbiedt en of er lunch bij kan.
Je bepaalt per groep wie bezoek mag aanmelden en hoeveel per weekdag.
Per weekdag kun je ook een aantal werkplekken en parkeerplaatsen vrijhouden voor bezoek, zodat er een plek is als er een gast komt.
Bekijk de bezoekers van vandaag en hoe laat hun afspraak begint. Zoek op naam als iemand zich bij de balie meldt. Je kunt de bezoekersgegevens ook exporteren.
Je ziet welke bezoekers zijn ingecheckt en wie nog moet komen. De aankomsttijd staat bij het bezoek.
Bij elke afspraak staat de naam van de collega die het bezoek ontvangt. De receptie weet meteen bij wie de gast moet zijn.
De receptie checkt een gast in en uit met één tik. Heeft de gast een toegangscode, dan is hij ingecheckt zodra hij de deur opent.
Zo weet je op elk moment wie er binnen is. Wie niet komt opdagen, krijgt na afloop vanzelf de status no-show.
Is er geen bemande balie, dan checkt de gast zichzelf in op een tablet of zuil bij de balie. Daarvoor is de kioskmodule.
De receptie kan altijd een bezoek aanmelden namens een collega. Of collega's dat ook voor elkaar mogen doen, stel je zelf in.
De uitnodiging bevat de datum, het tijdstip, de locatie en aankomstinstructies, in de taal van je gasten. Zo weet je gast waar hij kan parkeren, bij welke ingang hij moet zijn en bij wie hij zich meldt.
Je kunt eigen tekst en een pdf toevoegen.
De plekken voor de gast worden samen met het bezoek geboekt. Verzet je het bezoek of gaat het niet door, dan gaan ze mee en blijft er niets los achter.
Eet de gast mee, dan staat de lunch met een eventuele dieetwens in de export voor de keuken.
Zodra de bezoeker is ingecheckt, krijgt de ontvangende collega een melding in de app, en in Slack of Microsoft Teams als jullie die koppeling gebruiken.
Slack
Microsoft TeamsGebruiken jullie Brivo, dan krijgt de gast een eigen code voor de deur. Niemand hoeft dan een pas uit te geven en weer in te nemen.
De code staat in de uitnodigingsmail. Hij hoort bij dat ene bezoek en werkt alleen op de dag van het bezoek, op de deuren die jullie voor die locatie kiezen.
Wordt het bezoek verzet, dan schuift de code mee en krijgt de gast een nieuwe mail. Gaat het niet door, dan vervalt de code direct.
Opent de gast de deur met zijn code, dan staat hij in de app als aangekomen. De receptie hoeft niets te doen.
Bezoekersgegevens zijn gevoeliger dan een werkplekboeking. Dat een sollicitant in het gebouw is, hoeft niet iedereen te weten.
Bij een zakelijk bezoek, een sollicitant of een aannemer zien alleen de gastheer, de receptie en beheerders wie er komt. Collega's zien alleen dat een plek bezet is door bezoek. Bij een gewone gast is de naam voor iedereen zichtbaar.
Telefoon, e-mail en kenteken staan nooit buiten het bezoek zelf, ook niet op de plattegrond of in een lijst.
Beheerders zien per locatie hoeveel bezoek er kwam, wanneer het druk is bij de balie en wie er vaker terugkomt. De rapportages tonen aantallen, zonder namen van bezoekers.
Het aantal bezoeken, hoeveel gasten echt kwamen en hoe lang een bezoek gemiddeld duurde.
Een warmtekaart toont de aankomsten per weekdag en per uur. Daarmee plan je de bezetting van de balie.
Het bezoek per soort en per afdeling, en hoeveel gasten vaker terugkwamen. Voor de keuken zie je hoeveel bezoeken een lunch hadden.
Bezoekersmanagement werkt ook zonder de rest van AppjePlekje. Je betaalt per locatie, niet per gebruiker. Alle prijzen zijn exclusief btw.
Met Brivo en de kiosk erbij kost het €498 per locatie per maand.
Wil je de app, het receptieoverzicht en de kiosk in jullie eigen logo en kleuren, dan kost de huisstijlmodule eenmalig €2.400 en daarna €420 per jaar.
Gebruik je AppjePlekje al binnen de organisatie voor werkplekken en parkeerplekken, dan is bezoekersmanagement inbegrepen in het reguliere abonnement. Brivo en de kiosk zijn optionele uitbreidingen.
Een gast heeft vaak ook een werkplek en een parkeerplaats nodig. Daarom staat het bezoek in dezelfde app als de werkplekken en de parkeerplaatsen.
Zo werkt dat voor parkerenJa. Zonder kiosk checkt de receptie een gast met één tik in en uit. Zonder Brivo regel je de toegang tot het gebouw zoals jullie dat nu doen.
De kiosk is bedoeld voor locaties zonder bemande balie en Brivo voor een eigen deurcode per bezoek.
Nee. Je gast krijgt een uitnodiging per mail en hoeft verder niets te installeren. Inchecken gaat via de receptie, via de kiosk of met de deurcode uit de mail als jullie Brivo gebruiken.
Ja. Bezoekersmanagement werkt ook zonder de rest van AppjePlekje en kost dan €149 per locatie per maand, exclusief btw. Gebruiken jullie AppjePlekje al voor werkplekken of parkeren, dan zit het in het abonnement. Alles staat bij de prijzen.
